Adatkezelési tájékoztató

1. Adatkezelő

Doktor Bit Kft.
Székhely: 4400 Nyíregyháza, Őszőlő utca 192/B.
Adószám: 13112819-2-15
E-mail: info@drbit.hu
Kapcsolattartás adatvédelmi ügyekben: tamas.toth@drbit.hu

A jelen tájékoztató a szamla.hu online számlázó rendszer, a szamla.hu mobilalkalmazás, a SzámlaHíd alkalmazás, az API és az ezekhez kapcsolódó ügyfélszolgálati, fizetési és technikai folyamatok adatkezelésére vonatkozik. A SzámlaHíd a meglévő szamla.hu-fiókkal használható kiegészítő alkalmazás; önálló regisztrációt nem biztosít.

2. Alapelvek

Az adatkezelő a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan kezeli. Csak olyan adatot kezelünk, amely a szolgáltatás nyújtásához, a számlázási és jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez, a biztonság fenntartásához vagy a felhasználóval való kapcsolattartáshoz szükséges.

Az adatkezelés során törekszünk az adattakarékosságra, a pontosságra, a korlátozott megőrzésre, az integritásra, a bizalmas kezelésre és az elszámoltathatóságra.

3. Kezelt adatok köre

Fiók- és kapcsolattartási adatok: név, cégnév, e-mail cím, telefonszám, jelszó titkosított formában, belépési és jogosultsági adatok.

Számlázási és vállalkozási adatok: székhely, telephely, adószám, bankszámlaszám, számlázási beállítások, logó, számlatömbök, fizetési módok, partneradatok, termék- és szolgáltatásadatok, bizonylatok és azok tételei.

NAV és jogszabályi adatok: NAV Online Számla kapcsolathoz szükséges technikai azonosítók, beküldési állapotok, hibalisták, naplók és exportok.

Fizetési és előfizetési adatok: díjcsomag, megrendelés, fizetési állapot, tranzakcióazonosító, számlázási előzmények. Teljes bankkártyaadatot a szamla.hu nem tárol.

Technikai és biztonsági adatok: IP-cím, böngésző- és eszközinformáció, operációs rendszer, munkamenet-azonosító, bejelentkezési időpontok, hibák, biztonsági naplók, API-hívások adatai, webhook vagy integrációs napló, teljesítmény- és diagnosztikai adatok.

Mobilalkalmazások adatai: felhasználói azonosító, alkalmazásverzió, bejelentkezési munkamenet, helyben tárolt alkalmazásbeállítások, valamint a működés és hibakeresés során keletkező technikai és diagnosztikai adatok.

SzámlaHíd adatai: a felhasználó által lefényképezett vagy kiválasztott számlaképek, az azokból felismert és a felhasználó által ellenőrzött számlaadatok, a feltöltés és feldolgozás állapota, bélyegképek, továbbá a könyvelői meghívásokhoz és hozzáférésekhez szükséges céges, kapcsolattartási és jogosultsági adatok. Az alkalmazás kizárólag a felhasználó által rögzített vagy kiválasztott számlaképeket kezeli.

Ügyfélszolgálati adatok: a megkeresésben megadott név, e-mail cím, üzenet tartalma, csatolmány, hibajegy, válaszok és ügyintézési előzmények.

AI súgó: használatakor a beírt kérdés, a beszélgetés rövid előzménye és az aktuális menüpont neve az OpenAI API szolgáltatásához kerül a válasz elkészítéséhez. Saját céges összesítés kérésénél kizárólag a bejelentkezett saját cég számláinak időszak szerinti darabszámai és pénznemenkénti összegei kerülhetnek a modellhez; egyedi számlaadatok, partnernevek és cégazonosítók nem. Az összesítő eszköz rögzített, csak olvasó lekérdezéseket használ, a céget és jogosultságot a szerver ellenőrzi, másik céget vagy tetszőleges SQL-t nem adhat meg az AI. A működésre adott válaszok forrása az alkalmazás aktuális webes, mobilos, API és háttérfeldolgozó programkódja. A modell korlátozott, csak olvasásra alkalmas eszközökkel több lépésben kereshet a szűrt forrásban, megkeresheti a hivatkozott függvényt, elolvashatja a találat környezetét és lekérheti a központi programkódból kinyert nyilvános díjcsomagadatokat, jogosultságokat és korlátokat. Egy kérdéshez több, összesen is korlátozott AI hívás tartozhat. Csak a kapcsolódó, szűrt kódrészleteket és a belőlük kinyert adatokat továbbítja; a teljes forráskódot és a használati tudástár szövegeit nem küldi el válaszbizonyítékként. Kódfuttatás, fájlírás és tetszőleges ügyféladatbázis-lekérdezés nem kérhető az eszközökkel. Konfigurációt, hitelesítési titkokat, jelszavakat, adatbázismentést, naplót, munkamenetet és ügyfélfeltöltést tároló fájlok nem kerülnek a kódkeresésbe; a más forrásban felismert érzékeny részletek kimaradnak, személyes elérhetőségek és azonosítók kitakarásra kerülnek. A chat egyedi számlasorokat, feltöltött dokumentumokat, partneradatokat és NAV kulcsokat nem olvas ki. A saját céges összesítés időpontját és időszakát feltünteti; a lejárt követelések a programban nyilvántartott fizetettségen alapulnak, nem banki egyenlegadatok. A beszélgetés előzménye a webes munkamenethez kapcsolódik; egy óra inaktivitás vagy a Súgó forrásverziójának változása után a felületen új beszélgetés indul, és az előzmény az Új beszélgetés gombbal is törölhető. A használati nyilvántartás a fiókazonosítót, időpontot, kérésazonosítót, az összes AI hívás együttes felhasználási mennyiségét és becsült költségét tartalmazza, az üzenetek szövegét nem.

Diktálás az AI súgóban: a mikrofon csak a felhasználó kezdeményezésére, a böngésző engedélyével indul el. A hangfelismerést a böngésző végzi; ennek során a böngésző hangfelismerő szolgáltatása a hangot külső szerveren is feldolgozhatja. A szamla.hu chat nem rögzít vagy tölt fel hangfájlt az OpenAI API-hoz. A felismert szöveg a szerkeszthető beviteli mezőbe kerül, és csak a felhasználó külön küldési művelete után továbbítódik a chat számára.

4. Az adatkezelés céljai

Az adatkezelés célja a felhasználói fiók létrehozása és működtetése, a számlázó rendszer biztosítása, számlák, díjbekérők és szállítólevelek kiállítása, partner- és tételadatok kezelése, NAV adatszolgáltatási kapcsolatok támogatása, előfizetések és fizetések kezelése, ügyfélszolgálati kommunikáció, rendszerbiztonság, hibakeresés, visszaélések megelőzése, jogi igények kezelése és jogszabályi kötelezettségek teljesítése.

A SzámlaHíd esetében az adatkezelés további célja a számlaképek rögzítése, feldolgozása és biztonságos továbbítása a felhasználó szamla.hu-fiókjába, a korábban feltöltött számlák megjelenítése, valamint a könyvelői meghívások és hozzáférések kezelése.

5. Jogalapok

Az adatkezelés jogalapja lehet a szerződés teljesítése, jogszabályi kötelezettség teljesítése, jogos érdek, hozzájárulás, illetve jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme.

Szerződés teljesítésén alapul például a fiók működtetése és a számlázó funkciók biztosítása. Jogszabályi kötelezettségen alapulhat a számlák és számviteli bizonylatok megőrzése. Jogos érdeken alapulhat a rendszerbiztonság, naplózás, visszaélések megelőzése és az ügyfélszolgálati minőség biztosítása. Hozzájáruláson alapulhat például egyes marketing- vagy értesítési beállítások használata, ha ilyen funkció elérhető.

6. Adattovábbítás és adatfeldolgozók

A szolgáltatás működéséhez az adatkezelő adatfeldolgozókat és külső szolgáltatókat vehet igénybe, különösen tárhely- és szerverüzemeltetés, e-mail küldés, fizetésfeldolgozás, könyvelés, ügyfélszolgálat, hibakövetés, analitika és mobilalkalmazás-terjesztés céljából.

Bankkártyás fizetés esetén a fizetési folyamatot a SimplePay vagy más fizetési szolgáltató kezelheti. Mobilalkalmazáson belüli fizetés vagy előfizetés esetén az Apple App Store vagy a Google Play saját szabályai szerint kezelhet fizetési és előfizetési adatokat.

Jogszabályi kötelezettség esetén adat továbbítható hatóságok, így különösen a NAV, bíróság vagy más jogosult szerv részére. Könyvelési, jogi vagy technikai szolgáltatók kizárólag a szükséges mértékben férhetnek hozzá adatokhoz.

7. Apple App Store és Google Play megfelelés

A mobilalkalmazás adatkezelése összhangban kell álljon az Apple App Store adatvédelmi címkéivel és a Google Play Data safety nyilatkozataival. Ennek érdekében a tájékoztató kifejezetten tartalmazza az app által kezelhető fő adattípusokat: kapcsolattartási adatok, felhasználói azonosítók, vásárlási vagy előfizetési adatok, használati adatok, diagnosztikai adatok, ügyfélszolgálati tartalom és technikai naplók.

Az alkalmazás nem a felhasználó követésére vagy harmadik fél hirdetési célú profilalkotására készült. Ha a jövőben hirdetési, remarketing vagy harmadik fél általi követési funkció kerülne bevezetésre, azt az alkalmazás-áruházi nyilatkozatokban és ebben a tájékoztatóban is frissíteni kell.

A SzámlaHíd kameraengedélyt kérhet a számlák lefényképezéséhez, továbbá fotóhozzáférést kérhet a felhasználó által kiválasztott számlaképek kezeléséhez. Ezeket az engedélyeket kizárólag az adott funkció működéséhez használjuk. A SzámlaHíd nem kér hozzáférést a mikrofonhoz, a helyadatokhoz vagy a névjegyekhez.

8. Sütik, analitika és webes mérések

A weboldal és az alkalmazás használhat működéshez szükséges sütiket és munkamenet-azonosítókat a bejelentkezés, biztonság és alapfunkciók biztosításához.

A nyilvános weboldalon analitikai mérés is működhet, például Google Analytics vagy hasonló szolgáltatás. Az analitika célja a látogatottság és a szolgáltatás használhatóságának mérése. Ahol jogszabály megköveteli, az ilyen mérésekhez hozzájárulás kérhető.

9. Adatbiztonság

Az adatkezelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi az adatokat a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés, nyilvánosságra hozatal vagy elvesztés ellen. Ilyen intézkedés lehet többek között a titkosított jelszótárolás, jogosultságkezelés, naplózás, biztonsági mentés, HTTPS kapcsolat és hozzáférések korlátozása.

A Felhasználó köteles saját jelszavát, API-kulcsait és hozzáféréseit bizalmasan kezelni. A felhasználói fiókban végzett műveletekért a fiók jogosult használója felel.

10. Megőrzési idők

A fiókadatokat a szolgáltatás használatának ideje alatt, illetve a szerződés megszűnését követően a jogi igények elévüléséhez és jogszabályi kötelezettségekhez igazodó ideig kezeljük.

A számlák, számviteli bizonylatok és azok alátámasztó adatai a vonatkozó számviteli és adójogi megőrzési szabályok szerint kerülnek megőrzésre. Technikai és biztonsági naplók a biztonsági, hibakeresési és visszaélés-megelőzési célhoz szükséges ideig őrizhetők meg.

A SzámlaHíd alapbeállítása szerint a sikeresen feltöltött és feldolgozott számlák eredeti, nagy méretű képei 35 nap elteltével törlődnek a telefon helyi tárhelyéről. A felhasználó ezt az automatikus helyi törlést kikapcsolhatja. A bélyegképek és a számlaadatok a telefonon ezután is megmaradhatnak, a szerveren tárolt teljes számlakép pedig a szolgáltatás megőrzési szabályai szerint továbbra is elérhető lehet. Az alkalmazás eltávolítása a készüléken helyben tárolt adatokat eltávolíthatja, de a szamla.hu-fiókban tárolt adatokat nem törli.

Ügyfélszolgálati levelezést és hibajegyeket az ügy lezárásához, későbbi bizonyíthatósághoz és szolgáltatásfejlesztéshez szükséges ideig kezelünk.

11. Felhasználói jogok

Az érintett kérheti a személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását, tiltakozhat bizonyos adatkezelések ellen, valamint kérheti az adathordozhatóságot, ha annak jogszabályi feltételei fennállnak.

Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármikor visszavonható, ez azonban nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A törlési kérelem nem érinti azokat az adatokat, amelyeket jogszabály alapján továbbra is meg kell őrizni, például számlázási vagy számviteli bizonylatok esetén.

A szamla.hu-regisztráció törlése a szamla.hu mobilalkalmazás Beállítások / Cég / Regisztráció törlése menüpontjában, valamint a webes felület Beállítások / Cégadatok / Regisztráció törlése részén kezdeményezhető. A SzámlaHíd nem hoz létre önálló fiókot, és abból a teljes szamla.hu-regisztráció törlése nem kezdeményezhető. A törlési kérelmet 2 munkanapon belül visszaigazoljuk. A kérelmet legkésőbb 30 napon belül feldolgozzuk, és tájékoztatást küldünk a törlés, vagy jogszabály alapján kötelező adatmegőrzés eredményéről.

Adatvédelmi kérelem az tamas.toth@drbit.hu vagy az info@drbit.hu címen küldhető.

12. Panasz és jogorvoslat

Az érintett panasszal fordulhat az adatkezelőhöz, illetve jogosult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Web: www.naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Az érintett bírósághoz is fordulhat, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése jogsértő.

13. Harmadik országba továbbítás

Az adatkezelő törekszik arra, hogy az adatokat az Európai Gazdasági Térségen belül kezelje. Egyes külső szolgáltatók - például Apple, Google, analitikai, hibakövetési vagy fizetési szolgáltatók - nemzetközi cégcsoportként működhetnek. Ilyen esetben az adattovábbítás a vonatkozó adatvédelmi garanciák, például megfelelőségi határozat vagy általános szerződési feltételek alapján történhet.

14. Automatizált döntéshozatal

A szamla.hu nem alkalmaz olyan automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely a Felhasználóra nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené. Biztonsági és visszaélés-megelőzési célból automatikus technikai ellenőrzések működhetnek.

15. Gyermekek adatai

A szolgáltatás vállalkozások és számlázásra jogosult felhasználók részére készült, nem gyermekeknek szóló szolgáltatás. A rendszer használata nem irányul 16 év alatti személyekre.

16. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő a tájékoztatót módosíthatja, különösen jogszabályváltozás, új funkció, új adatfeldolgozó, mobilalkalmazás-áruházi követelmény vagy technikai változás esetén. A mindenkor hatályos szöveg a weboldalon érhető el.

Hatályos: 2026. július 11.